Rengetegen küzdenek azzal a problémával, hogy bár folyamatosan tesznek érte, valahogy mégsem érik el azt, amit szeretnének. Mind a privát, mind az üzleti életben az egyik legnagyobb kihívás a nem megfelelő hatékonyság, amit azzal próbálnak orvosolni, hogy még többet dolgoznak, és még nagyobb erőfeszítéseket tesznek.

Csakhogy a probléma gyökere sokszor nem a munka minőségében rejlik, hanem már a folyamat elején: a célok nem megfelelő kitűzésében. Erre jelent megoldást a SMART célok rendszere, aminek segítségével tisztázhatjuk ötleteinket, összpontosíthatjuk erőfeszítéseinket, időnket és erőforrásainkat pedig sokkal hatékonyabban használhatjuk fel.

Mi a baj a célkitűzéseinkkel?

“Szeretnék megtanulni angolul”
“Szeretnék jobban kinézni és jobb frizurát”
“Szeretném, hogy az ügyfeleim elégedettebbek legyenek”
“Növelni szeretném az alkalmazottaim hatékonyságát”

Gyakori hiba, hogy céljainkat hasonlóan fogalmazzuk meg, mint a fent idézett esetekben. Azonban ez a megfogalmazás nagyon homályos, nem világos, hogy pontosan mi jelenti a cél elérését, mikorra kellene elérni őket, kinek és mit kell tennie értük. Így jellemzően elmarad a cselekvési terv és az ellenőrzés is.

Miben mások a SMART célok?

A SMART szó egy betűszó, mely egybeolvasva magyarul annyit tesz, hogy “okos”. A SMART betűi angol szavak első betűiből származnak, melyek együtt egy feltételrendszert alkotnak.
Ha a célkitűzésünk során végighaladunk ezeken a feltételeken, akkor olyan “okos” célt fogalmazhatunk meg, ami konkrét, mérhető, ellenőrizhető és nagymértékben segíti a munkánkat.

Tehát, ha azt szeretnénk, hogy a saját vagy üzleti céljaink világosak és elérhetőek legyenek, a következő feltételeknek kell teljesülniük:

• Specific: specifikus, konkrét
• Measurable: mérhető, követhető
• Achievable / attainable /actionable: elérhető / megvalósítható / akció orientált
• Relevant: releváns, fontos
• Time-bound: határidőhöz kötött

A módszert eredetileg George T. Daran dolgozta ki menedzsereknek, hogy megkönnyítse a stratégiával összehangolt, kellően konkrét és iránymutató célkitűzést. Manapság leggyakrabban az üzleti életben, marketing területen alkalmazzák, de életünk bármely pontját megkönnyítheti az implementálása.

SMART célok a gyakorlatban

Nézzük lépésről lépésre, hogy hogyan alkalmazhatjuk a módszert a célok megfogalmazása során! Az érthetőség kedvéért egy konkrét példát is hoztunk, amit lépésről lépésre szemléltetünk majd.

Példa:
A még definiálatlan célunk az, hogy növeljük a brandünk hitelességét, és növeljük ügyfeleink bizalmát.
Hogyan tudjuk ezt konkretizálni? A ügyfelek bizalmának a és hitelességünk növelésének remek eszköze a az ügyfél vélemények gyűjtése. A következőkben tehát innen fogjuk megközelíteni a példát.

Specific: mit jelent az, hogy a cél legyen konkrét?

Ahhoz, hogy megfelelően motiváltak legyünk a cél elérésében, és valóban fókuszáltan tudjunk dolgozni, részletesen meg kell határoznunk, hogy mit szeretnénk elérni. Ehhez a következő kérdéseket szükséges megválaszolni:

• Mit szeretnénk pontosan elérni?
• Miért fontos ez a célkitűzés?
• Kik lesznek a résztvevők?
• Milyen erőforrásokra lesz szükségünk?

A fenti kérdések tisztázásával elkezd kirajzolódni az az akcióterv, amivel hatékonyan elérhető a célunk.

Példa:
Azt szeretnénk, hogy az ügyfél vélemények száma a múlt évi adatokhoz képest 20%-kal növekedjen ebben az évben. A több ügyfél véleményt marketingeseink bevonásával szeretnénk megszerezni.

Measurable: legyen a cél mérhető!

Gyakori hiba, hogy nem tudjuk, pontosan hogyan állunk a cél elérésével, illetve azt sem, mikor mondhatjuk ki, hogy elértük az adott célkitűzést.

A mérhetőségnek két fontos területe van:

1. A motiváció fenntartásának alapfeltétele, hogy képesek legyünk követni az előrehaladást.
2. Ezen kívül pedig meg kell határoznunk azt is, hogy pontosan milyen feltételeknek kell teljesülnie ahhoz, hogy a célt elértnek tekinthessük. Ehhez érdemes valamilyen objektív mutatót, KPI-t létrehozni.

A következő technikák lehetnek a segítségünkre:

• Határozzuk meg azokat a feltételeket, amelyeknek teljesülniük kell a cél eléréséhez
• Bontsuk a feladatot kisebb részekre, határozzuk meg a mérföldköveket
• Számszerűsítsünk minden lehetséges elemet!
• Vegyük figyelembe az eddig elért eredményeket, vagy ha a céllal kapcsolatban nem rendelkezünk gyakorlati tapasztalattal, gyűjtsünk adatot arról, hogy hogyan csinálták mások. Az üzleti életben jó kiindulópont lehet az iparági benchmarkok figyelembevétele, de természetesen csak ésszerűen, hiszen ezekben az eredményekben a legjobb teljesítményű szereplők is benne vannak.
• Ellenőrizzük rendszeresen, hogy tudjuk-e tartani az előre meghatározott értékeket!

Példa:
Havonta fogjuk mérni, hogy az ügyfél vélemények száma a múlt évi havi lebontású adatokhoz képest növekedett-e 20%-kal

Achievable: a célkitűzés legyen reális!

Pontosan be kell lőnünk, hova pozícionáljuk a célunkat. Ha a cél túl könnyű, akkor nem várhatunk tőle jelentős előrelépést, de sikerélményt sem fogunk érezni. Túl nehéz cél kitűzésével pedig könnyen előfordulhat, hogy egyszer csak feladjuk, hiszen reménytelennek látjuk a helyzetet. Az ideális cél kihívást jelent, de nem kell hozzá emberfeletti erőfeszítés.

A reális célnak még egy fontos ismertetőjegye van: méghozzá az, hogy a teljesülés a befolyásolási körünkbd esik. Tehát ha túl nagy mértékben függünk a környezet változásaitól vagy mások döntésétől, akkor még finomítanunk kell rajta.

• Van elegendő időnk a teljesítésre?
• Rendelkezünk a megfelelő képességekkel?
• Rendelkezésre állnak a pénzügyi erőforrások?
• Van a környezetben olyan kritikus akadályozó tényező, ami ellehetetleníti a projektet?

Példa:
Múlt évben az azelőtti évhez képest sikerült 10%-kal növelni az ügyfél vélemények számát, tehát van realitása a célunknak. A további növekedés érdekében azonnali marketing kampányt indítunk, és folyamatosan értékeljük a különböző eszközök sikerességét.

Relevant: Valóban releváns a cél?

Gondoljunk a hegymászó történetére, aki kínkeservesen feljutott a hegy csúcsára, és mikor felért, kiderült, hogy rossz hegyre mászott fel. Ahhoz, hogy elkerüljük az ilyen tévedést, biztosan kell tudnunk, hogy tényleg érdekel-e és hiszünk-e a tervünkben. Illeszkedik-e a többi célunkoz, vagy a stratégiai célkitűzésekhez. Győződjünk meg róla, hogy a terveink másokat is előrébb visznek-e, és hogy a kezünkben tudjuk-e tartani az irányítást! Egy releváns cél esetében a következő kérdésekre igennel kell tudnunk felelni:

• Megold-e a célunk valamilyen konkrét problémát, vagy létrehozunk-e vele valamilyen új dolgot?
• Elérünk valamilyen fejlődést?
• Ez a megfelelő időpont?
• Valós igényt elégítünk ki vele?
• Illeszkedik a gazdasági és társadalmi környezetbe?
• Megéri belevágni?

Példa:
a célunk releváns, hiszen az ügyfél vélemények rendkívül erős meggyőző erővel rendelkeznek. Ráadásul több csatornán, például a közösségi média felületeken, és saját weboldalunkon is felhasználhatjuk őket.

Time-bound: Határozzunk meg időtartamot és határidőt!

Ha nem határozzuk meg azt az időtartamot, ami alatt a célt el szeretnénk érni, ha nem tűzünk ki határidőt, akkor könnyen előfordulhat, hogy folyamatosan halogatjuk majd a szükséges lépéseket.

Fontos, hogy reális időkeretet nyújtsunk magunknak a végső cél eléréséhez, amit úgy tehetünk meg legkönnyebben, ha részfeladatokra bontjuk a teljesítést, és átgondoljuk, mennyi idő szükséges az adott feladatokra.
A következő kérdések segítenek meghatározni az időkeretet:

Hol szeretnénk tartani 1/3/6 hónap múlva?
Melyik a legbonyolultabb részfeladat, és mi az a maximális idő, amit igénybe vehet?
Mi az amit már ma megtehetünk?

Példa:
Havi értékelést végzünk, a 20%-os ügyfélvélemény növekedést az év végével, az egész évre vetítve szeretnénk elérni.

Mire figyeljünk még a SMART célok megfogalmazásánál?

• Vonjuk be a környezetünket, munkatársainkat a tervezésbe!
• Olyan célt válasszunk, ami kihívást jelent!
• Legyünk rugalmasak, és értékeljük újra a célt, amennyiben szükséges!

Mi az amit érdemes elkerülni?

• Kerüljük el a vonzó, de irreleváns célokat!
• Ne várjuk, hogy minden elsőre tökéletesen sikerül!
• Ne tűzzünk ki elérhetetlen célokat, mert ez hosszú távon frusztrációt okozhat!

A SMART keretrendszer egy egyszerű de nagyszerű eszköz, ami életünk minden területén ragyogóan alkalmazható. Haladjunk végig a folyamaton minden lehetséges alkalommal, amíg automatikussá nem válik az alkalmazása, így egyre eredményesebbek lehetünk! Sok sikert!